一個(gè)成功的活動(dòng)，應(yīng)該進(jìn)行怎樣的有效管理?我們通常采取項(xiàng)目管理的模式。這個(gè)管理過程不僅僅是指發(fā)生在活動(dòng)進(jìn)行中的管理工作。活動(dòng)的項(xiàng)目管理是一個(gè)描述活動(dòng)前，活動(dòng)進(jìn)行時(shí)，和活動(dòng)結(jié)束后的各項(xiàng)具體工作的系統(tǒng)。活動(dòng)管理由幾個(gè)管理領(lǐng)域組成，包括策劃、領(lǐng)導(dǎo)、市場營銷、設(shè)計(jì)、控制、和預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理、后勤保障、活動(dòng)進(jìn)行或上演、以及評(píng)估。在活動(dòng)的運(yùn)行周期中，這些不同的管理工作領(lǐng)域有著持續(xù)的相互作用和影響。而項(xiàng)目管理是把這些所有的管理原則都整合在一起。它覆蓋管理的所有領(lǐng)域，為推動(dòng)實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的目標(biāo)而整合所有的管理工作。

    為了便于梳理管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容，活動(dòng)公司通常把一個(gè)活動(dòng)策劃項(xiàng)目分成以下五個(gè)不同的階段：

一、初始階段
    項(xiàng)目管理的初始階段的第一個(gè)步驟是活動(dòng)的創(chuàng)意，以及對(duì)活動(dòng)目標(biāo)的設(shè)定。同時(shí)在這一階段也可能包括可行性研究，如建議中的活動(dòng)舉辦地點(diǎn)、日期、可能的贊助者和支持者、大概的預(yù)算、可能的風(fēng)險(xiǎn)、活動(dòng)及活動(dòng)后勤保障所需要的管理等等。在初始階段結(jié)束時(shí)，將對(duì)是否承接或舉辦該活動(dòng)作出決定。

二、策劃階段
    活動(dòng)管理的第二個(gè)階段是項(xiàng)目策劃。策劃就是預(yù)測和決定一項(xiàng)活動(dòng)都需要哪些內(nèi)容和工作，以及如何讓這些活動(dòng)內(nèi)容和工作揉合在一起。策劃通常要考慮的問題包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)形式、活動(dòng)宣傳等要素。

三、執(zhí)行階段
    籌備階段就是活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)活動(dòng)策劃方案進(jìn)行資源的調(diào)度和內(nèi)容的準(zhǔn)備。這一階段的特點(diǎn)是：
    1、對(duì)各項(xiàng)策劃或計(jì)劃的應(yīng)用。
    2、監(jiān)督和控制。
    3、在比較計(jì)劃和現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上，作出決定。
    4、向利益相關(guān)者們報(bào)告工作的進(jìn)度。
    5、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的管理。

四、活動(dòng)進(jìn)行階段
    在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，前三個(gè)階段就已經(jīng)是對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的完成。活動(dòng)是非物質(zhì)性的資產(chǎn)，所以不會(huì)像一棟建筑物那樣在完成任務(wù)后被交接。基于這個(gè)原因，在活動(dòng)的項(xiàng)目管理過程中加入一個(gè)“活動(dòng)的進(jìn)行階段”就是非常明智的了。“活動(dòng)進(jìn)行階段”就是活動(dòng)的現(xiàn)場效果呈現(xiàn)。前三階段的工作成效決定“活動(dòng)進(jìn)行階段”的效果。

五、收尾階段
    這一過程包括對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場的清理和其它管理方面的善后工作。

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